International Automotive Components (IAC) patří mezi 3 největší dodavatele interiérových komponentů pro automobilový průmysl na světě. Firma působí globálně ve 4 regionech – Evropě, Africe, Asii a Severní Americe – s 19 000 zaměstnanci ve 17 zemích.
Provoz IAC na Slovensku (Lozorno) zahrnuje výrobní haly a kancelářské prostory. Průmyslový areál má automatizovaný vjezd, avšak návštěvy doposud nebyly optimálně spravovány.
Renovace vstupního prostoru, vybudování recepce a její obsazení lidskou obsluhou. Toto řešení by přineslo klasický komfort pro návštěvy, znamenalo by obsazení recepce minimálně po dobu hlavní pracovní doby a nějaké náhradní řešení mimo pracovní dobu (buď střídání více recepčních, nebo využití náhradního kontaktu). Současně by bylo třeba řešit i absence recepční (nemoc, dovolená) a také nároky na jazykovou vybavenost (cizojazyčné návštěvy).
Renovace prostoru s instalací digitální recepce aReception nabízí nepřetržitý provoz 24/7, automatizované odbavení návštěvníků s hlasovou i dotykovou komunikací, multijazyčnou podporu (čeština, slovenština, angličtina), BOZP školení s elektronickým podpisem a tiskem karet, navigaci v areálu a výraznou úsporu nákladů s možností snadného rozšíření systému.
HR oddělení se rozhodlo pro instalaci aReception terminálu díky jeho schopnosti plně nahradit lidskou recepci, nabídnout automatizované odbavení návštěvníků a minimalizovat provozní náklady. Virtuální recepce Monika nejen zefektivňuje chod recepce, ale také zvyšuje technologickou prestiž IAC Group a poskytuje návštěvníkům moderní zážitek.
V rámci zvoleného řešení došlo k adaptaci vstupních prostor hlavní budovy IAC, do kterých byl umístěn recepční pult jako výrazný poutavý prvek, a na něj připevněn terminál aReception. Je na něm zobrazen pohyblivý avatar s živou mimikou v podobě virtuálního pracovníka, který je schopen přirozeně komunikovat s návštěvníky hlasovou i psanou formou.
Interakce s terminálem probíhá tak, že návštěvník přijde k terminálu, dotykem jej aktivuje a je avatarem vyzván, aby sdělil důvod návštěvy. Návštěvník může komunikovat buď klasicky hlasovou formou (např. „Přišel jsem na schůzku za panem Novákem.“), nebo ovládat terminál dotykem pomocí tlačítek na dotykovém displeji pod avatarem. To umožňuje obsloužit i případné návštěvníky s hendikepem, který neumožňuje hlasovou komunikaci (např. neslyšící).
Odbavení návštěvníků je nejčastěji využívaným scénářem, který aReception v IAC zajišťuje. Návštěvník sdělí virtuální recepční, že jde na schůzku, a uvede jméno navštíveného (buď přímo v úvodním dotazu, nebo je na jméno dotázán dodatečně). Následně potvrdí svoji volbu v předvybraném seznamu kontaktů, čímž se řeší například shoda jmen, pokud je v seznamu více osob se stejným příjmením.
Interakce s terminálem probíhá tak, že návštěvník přijde k terminálu, dotykem jej aktivuje a je avatarem vyzván, aby sdělil důvod návštěvy. Návštěvník může komunikovat buď klasicky hlasovou formou (např. „Přišel jsem na schůzku za panem Novákem.“), nebo ovládat terminál dotykem pomocí tlačítek na dotykovém displeji pod avatarem. To umožňuje obsloužit i případné návštěvníky s hendikepem, který neumožňuje hlasovou komunikaci (např. neslyšící).
Po volbě kontaktu se recepční telefonicky spojí s příslušnou osobou a ta tónovou volbou v telefonu potvrdí, zda si návštěvu vyzvedne. Pokud navštívená osoba nemůže návštěvníka vyzvednout, zavolá recepční na záložní kontakt ze seznamu, který případně navštívenou osobu zastoupí.
Po potvrzení vyzvednutí si virtuální recepční vyžádá jméno návštěvníka a předpokládanou délku návštěvy. Následně zobrazí návštěvníkovi BOZP podmínky pro pohyb v areálu a potvrzení o seznámení s nimi formou podpisu přímo na dotykovém displeji. Protokol o seznámení s BOZP s podpisem návštěvníka je uložen v úložišti IAC pro případné pozdější využití.
Na základě vložených údajů pak terminál vytiskne návštěvnickou kartu, kterou si návštěvník vloží do připravené visačky a viditelně nosí během pobytu v areálu.
Virtuální recepční je schopna poskytnout návštěvníkovi na dotaz další důležité informace, jako jsou například informace o společnosti IAC, parkování, provozní informace apod.
Na dotaz poskytne virtuální recepční informace důležité pro navigaci v areálu, případně zobrazí přímo plánek areálu pro lepší orientaci.
Virtuální recepční je schopná obsloužit i doručovatele a kurýry, kteří přinesli do IAC nějakou zásilku. Odbavení je zprostředkováno přivoláním odpovědné osoby, která zásilku převezme. Do budoucna IAC zvažuje umístění doručovacích boxů jako doplněk řešení recepce.
Pokud přijde uchazeč o personální pohovor, je spojen přímo na konkrétní osobu, která má tuto agendu v IAC na starosti.
Terminál využívá pokročilou AI k rozpoznání záměru návštěvníka a správně reaguje na účel návštěvy, ať už jej návštěvník sdělí přímo nebo nepřímo (např. „Hledám pana Nováka.“).
Informace a navigační pokyny je možné průběžně doplňovat, měnit a rozšiřovat bez nutnosti složité rekonfigurace nebo reinstalace systému. Zákazník má k dispozici webové konfigurační rozhraní, ve kterém informace snadno doplní.
Terminál nabízí porozumění a možnost odpovědi ve více jazycích. Základní jazykové verze jsou slovenština a angličtina. Výchozím jazykem je slovenština, avatar ale automaticky detekuje angličtinu a přepne se.
Rozhodli sme sa pre implementáciu aReception riešenia predovšetkým kvôli potrebe modernizácie a automatizácie nášho vstupného priestoru, ktorý vyžadoval efektívnejší systém správy návštev. Systém nám umožňuje jednoducho spravovať návštevníkov, vydávať vstupné karty a mať dokonalý prehľad o pohybe osôb v našich priestoroch. Oceňujeme najmä intuitívne používateľské rozhranie a spoľahlivosť celého riešenia, ako aj profesionálny prístup implementačného tímu, ktorý nám poskytuje promptnú podporu pri akýchkoľvek otázkach.
Tomáš Ficek
HR Digital Transformation Leader
Rádi vám ukážeme, jak automatizovaná recepce zvýší efektivitu i ve vašem provozu.
Pracuje neúnavně a bez přestávky. Komunikuje v několika jazycích.
Nikdy nepotřebuje volno a stále má dobrou náladu.
Jsme členem ARTIN Group